¿Es legal utilizar software de monitoreo de empleados?

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 Se entiende como monitoreo del lugar de trabajo el uso de técnicas, equipos y softwares de monitoreo de empleados por parte del empleador para supervisar las actividades realizadas por el personal dentro del lugar de trabajo, esto incluye:

• Grabar con cámaras de circuito cerrado de televisión siempre que estas no estén en espacios donde no se ejerce la relación laboral entre empleadores y empleados, como áreas de descanso, comedores, servicios, vestuarios, entre otros.
• Abrir y revisar el correo electrónico haciendo uso de un software automatizado, ya que los correos electrónicos enviados mediante un equipo de trabajo son propiedad del empleador, independientemente de si el remitente o el destinatario del mensaje del correo electrónico tienen la intención de mantener sus contenidos privados.
• Verificar registros telefónicos, mensajes o grabar llamadas telefónicas que se realizan y se reciben en el lugar de trabajo siempre que el empleado sepa que está siendo monitoreado.
• Comprobar registros de sitios web visitados durante la actividad dentro y fuera del lugar de trabajo, cuando la empresa es dueña de las computadoras, la red y/o el acceso a Internet.
• Bloquear el acceso a determinadas páginas web, como las redes sociales, o las descargas de programas, música, películas, entre otros.
• Recopilar información de las actividades financieras del empleado cuando se trate de cuentas donde se manejen fondos de la empresa.

Todas estas formas de seguimiento están cubiertas por la ley de protección de datos. La ley de protección de datos no impide la supervisión en el lugar de trabajo. Sin embargo, establece reglas sobre las circunstancias y la forma en que debe llevarse a cabo el seguimiento.

Antes de decidir si introducir la supervisión, como empleador debes:

• Ser claro sobre las razones para monitorear a los colaboradores y los beneficios que esto traerá.
• Identificar los efectos negativos que el seguimiento pueda tener en el personal. Esto se llama evaluación de impacto.
• Averiguar si el seguimiento está justificado, teniendo en cuenta todo lo anterior.

Excepto en circunstancias extremadamente limitadas, como empleador debes tomar medidas razonables para que el personal sepa que se está monitoreando y por qué es necesario.

Puedes justificar el seguimiento una vez que hayas realizado una evaluación de impacto adecuada, normalmente no necesitarán el consentimiento de los miembros individuales del personal.

 Como empleador puedes controlar  legalmente el uso del teléfono, internet, correo electrónico o fax en el lugar de trabajo cuando:

• El seguimiento se relaciona con la empresa.
• El equipo que se supervisa se proporciona en parte o en su totalidad para el trabajo.
• Haz hecho todos los esfuerzos razonables para informar que sus comunicaciones serán monitoreadas.

Se debe tener en cuenta que estas circunstancias cubren casi todas las situaciones en las que usted pueda querer monitorear las comunicaciones electrónicas del personal, excepto donde sea por razones privadas o por rencor.

El monitoreo generalmente está permitido por algunas de las siguientes razones:

• Verificar que se sigan los procedimientos o verificar los estándares de la empresa, por ejemplo, escuchar llamadas telefónicas para evaluar la calidad del trabajo del empleado.
• Prevenir o detectar delitos y faltas en el cumplimiento de los deberes laborales.
• Verificar el uso no autorizado de los sistemas de telecomunicaciones, tal como lo es el uso del Internet o correo electrónico para fines personales.
• Asegurarse de que los sistemas electrónicos funcionan de manera efectiva, por ejemplo, para evitar que los virus informáticos ingresen al sistema.
• Verificar si una comunicación que ha recibido el empleado, como un correo electrónico o una llamada telefónica, es relevante para la empresa. En este caso, no puede grabar las llamadas sin consentimiento del empleado.
• Medir la productividad del personal.

Algunos empleadores monitorean a sus trabajadores sin informarles que esto está sucediendo, por ejemplo, mediante el uso de cámaras ocultas o dispositivos de audio. Esto rara vez es legal. La orientación de la ley de protección de datos dice que no se debe permitir el monitoreo secreto en áreas privadas en el trabajo, como los baños del personal, a menos que haya un delito grave involucrado, como el tráfico de drogas. 

Lo ideal es que el empleador tenga una política de monitoreo, generalmente este formará parte de su contrato de trabajo y/o reglamento interno. Esto significa que siempre que el empleador pueda monitorear sus actividades estas podrán ser objeto de medidas disciplinarias si incurre en una violación a lo establecido en su contrato de trabajo.

Puede existir inconformidad, pero el empleado debe tener en cuenta que si los equipos son asignados y propios de la empresa, en el contrato laboral o reglamento lo indica es permitido que el empleador pueda llevar y guardar el historial del monitoreo.  

Se recomienda que el empleado revise su contrato de trabajo, políticas, reglamentos y/o manuales de la empresa, 

El programa puede ayuda al empleador a mantener la seguridad y salvaguardar el activo de la empresa como lo es la información, y cualquier robo o uso indebido de información que realice el empleado puede aplicar las medidas que la ley del país apliquen. 

El programada puede ser utilizado por PYMES y grandes empresas, también agencias estatales. 

 Kickidler permite monitorear desde 1 hasta 10,000 estaciones de trabajo.